Warum Sie einen Veranstaltungsortplan benötigen
Die Planung von Großveranstaltungen erfordert viel Detailarbeit. Es umfasst scheinbar endlose Logistik – Personal einstellen, Vermietungen arrangieren, sich mit den örtlichen Behörden koordinieren, Talente buchen, das Mengen- und Verkehrsmanagement abrechnen, sich mit Interessengruppen abstimmen … die Liste lässt sich endlos fortsetzen.
Ein wesentliches Element für jeden Veranstaltungsplaner ist ein Veranstaltungsgeländeplan. Geländepläne dienen als Leitfaden für Ihre Veranstaltung und veranschaulichen alle Elemente Ihrer Veranstaltung an einem Ort. Einige Planer nutzen Tools wie Powerpoint, Google Earth oder CAD, es gibt aber auch intuitivere und hochfunktionale Software auf dem Markt. Lagepläne können in 2D oder 3D vorliegen und mehr oder weniger detailliert sein, um sie verschiedenen Interessengruppen zu präsentieren. Unabhängig davon, welche Tools Sie verwenden, ist ein Lageplan ein nicht verhandelbares Element für jede erfolgreiche Großveranstaltung.
Ein toller Veranstaltungsortplan wird:
- sehr detailliert und genau sein,
- Hilfe bei der Lieferantenverwaltung
- leicht verändert werden
- ermöglichen eine Zusammenarbeit mit allen Beteiligten
- Sie sparen Zeit
- Helfen Sie Kunden und anderen Stakeholdern, Ihre Ideen zu visualisieren
- Stellen Sie Tools bereit, die speziell auf Ihren Veranstaltungstyp zugeschnitten sind
Um mit der Planung Ihres Veranstaltungsortes zu beginnen, ist es wichtig, dass Sie Ihren Veranstaltungsort nicht nur auswählen, sondern ihn auch besuchen! Eine genaue Übersicht über das Gelände wird Ihnen helfen, Ihre Veranstaltung zu visualisieren und potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.
Als Nächstes müssen Sie entscheiden, wie Sie Ihre Sitemap erstellen möchten. Werden Sie Photoshop und CAD verwenden oder sich für eine Software entscheiden? Es gibt viele Vorteile der Verwendung einer Eventplanungssoftware um Ihren Lageplan zu erstellen.
Wenn Sie bereit sind, mit der Ausarbeitung Ihres Plans zu beginnen, müssen Sie vieles bedenken. Hier sind 9 Elemente, die Sie in Ihren Veranstaltungsortplan aufnehmen sollten.
So erstellen Sie einen Veranstaltungsortplan
1. Temporäre Bauten (Zelte, Bühne usw.)
Für jede Großveranstaltung – insbesondere im Freien – sind temporäre Strukturen erforderlich. Zelte, Bühnen und andere Strukturen sind ein wichtiger Bestandteil, um Ihrer Veranstaltung Leben einzuhauchen. Wenn Sie jedoch nicht planen, wo sie hineinpassen, könnten sie Ihren Lageplan erheblich durcheinander bringen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre temporären Strukturen so genau wie möglich auf dem Plan Ihres Veranstaltungsortes platzieren, um Katastrophen zu vermeiden. In OnePlankönnen Sie benutzerdefinierte Zeltgrößen modellieren, um sicherzustellen, dass Ihre Karte sowohl hinsichtlich der Position als auch des Maßstabs auf den Zoll genau ist. Sie können es auch nutzen OnePlanist Object Array, ein Snap-to-Grid-Tool, mit dem Sie Ihre Strukturen auf der Karte perfekt verteilen können. Sie können die Anzahl der benötigten Zelte sowie den Abstand zwischen ihnen eingeben OnePlan generiert sie auf der Ereigniskarte. Sie können damit Zelte, Bühnen und andere Strukturen kartieren.
2. Mitarbeiter
Ein guter Veranstaltungsortplan berücksichtigt das Personal. In OnePlanPlatzieren Sie Freiwillige, Bühnenhelfer, Sicherheitskräfte und mehr auf Ihrer Karte. OnePlan Punktplanung Die Funktionalität kann Ihnen auch dabei helfen, einen umfassenden Plan für den Umgang mit Ihrem Personal zu erstellen. Jedem „Punkt“ kann ein Code zugewiesen und Notizen zu seinem Profil für seine Rolle, Ausrüstung, Schichtzeiten und mehr hinzugefügt werden. Der Bericht kann exportiert werden, um Anmeldeblätter und Gesundheits- und Sicherheitsdokumente zu erstellen.
3. Badezimmer
Nichts ruiniert das Erlebnis einer Großveranstaltung so sehr, wie wenn man weit weglaufen muss, um eine Toilette zu finden, und dabei seine Freunde und seinen Platz in der Menge verliert. Als sie dann endlich ein Badezimmer finden, stehen sie vor einer extrem langen Schlange. Vergessen Sie bei der Erstellung Ihres Veranstaltungsortplans nicht, ausreichend Toiletten einzuplanen!
4. Abfallwirtschaft
Müll ist ein weiteres weniger glamouröses Element Ihrer Veranstaltung, das nicht übersehen werden sollte. Sie müssen einen Abfallbewirtschaftungsplan erstellen. Egal wie wunderbar die meisten Elemente Ihrer Veranstaltung sind, niemand wird eine gute Zeit haben, wenn er keine Mülltonne findet oder große Müllberge sieht (und riecht), die aus der gefundenen Mülltonne überlaufen. Sie können planen, wo Müll- und Recyclingbehälter untergebracht werden sollen OnePlan.
5. Parkplatz
Das richtige Verkehrsmanagement ist vielleicht nicht der Schlüssel zu einer großartigen Veranstaltung, aber es kann durchaus ein wesentlicher Grund für das Scheitern einer Veranstaltung sein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Lageplan Verkehrsmanagement beinhaltet. In OnePlankönnen Sie einen Verkehrsmanagementplan erstellen, der die genaue Position von Beschilderungen, Stewardessen, temporären Verkehrssignalen, Straßensperrungen, Gegenverkehrsstraßen und Umleitungsrouten festlegt.
6. Massenkontrolle
Im Idealfall wird Ihre Veranstaltung viele Menschen anziehen. Deshalb ist es wichtig, dass Ihr Event-Standortplan auch die Bewältigung der Menschenmenge berücksichtigt. Durch ein gutes Crowd-Management wird sichergestellt, dass den Menschenmengen ausreichend Platz zum Bewegen, Anstehen oder Ausruhen zur Verfügung steht und dass das Veranstaltungspersonal für das Erlebnis und die Sicherheit des Publikums sorgt. Das Ergebnis ist ein frei fließender, komfortabler Raum mit kompetenten und reaktionsschnellen Mitarbeitern. Stellen Sie sicher, dass Ihr Lageplan die Massenkontrolle berücksichtigt und es Ihnen ermöglicht, verschiedene Grundrisse und Raumkonfigurationen auszuprobieren.
7. Generator / Stromquellen
Generatoren und Stromquellen können viel Platz beanspruchen. Berücksichtigen Sie sie daher unbedingt in Ihrem Lageplan.
8. Erste-Hilfe-Punkte
Generatoren und Stromquellen können viel Platz beanspruchen. Berücksichtigen Sie sie daher unbedingt in Ihrem Lageplan.
9. Eingänge, Existen und Notausgänge
Nutzen Sie Ihren Lageplan, um Ein- und Ausgänge sowie Notausgänge zu planen. Sie können Ihren Plan mit den Mitarbeitern teilen, damit diese Gäste und Verkäufer in jeder Situation richtig beraten können.
„Sehr schnell habe ich die Vorteile erkannt OnePlan über dem, was wir zuvor verwendet haben. Ich konnte ein sich entwickelndes Dokument mit meinem Team teilen und jedem, der an dem Plan arbeitete oder ihn betrachtete, ein tolles Bild zeigen. Es gab uns eine Plattform, um alles zu besprechen.“
Gergely Markus
Sportdirektor, World Triathlon
Insgesamt sollte Ihre Sitemap Ihre Arbeit einfacher und nicht schwieriger machen. Wählen Sie Werkzeuge, mit denen es intuitiv und unterhaltsam ist, etwas Detailliertes und Genaues zu erstellen. OnePlan erfüllt alle Kriterien, damit Sie sich auf die Details konzentrieren und Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg machen können!
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