Die Planung eines Outdoor-Festivals ist ein anstrengender und äußerst detaillierter Prozess. Wenn Sie derzeit Screenshots in PowerPoint verwenden oder Ihre Veranstaltungsseite auf der Rückseite einer Serviette entwerfen, ist es wahrscheinlich, dass etwas durch das Raster fällt. Mit Zäunen, Absperrungen, Massenkontrolle, Parkplätzen, Toiletten, Wasserstellen, Zelten, Bühne, Personal und vielem mehr benötigen Festivalplaner einen ausgefeilten Werkzeugkasten, um sicherzustellen, dass ihre Veranstaltung ein Erfolg wird. Glücklicherweise, OnePlan gibt Ihnen die Kontrolle über jeden Aspekt Ihres Festivalplans. Bevor Sie beginnen, finden Sie hier Folgendes 10 Dinge, die Sie bei der Planung eines Outdoor-Festivals wissen sollten.
1. Genehmigungen zuerst
Einer der schlimmsten Fehler, den Sie machen können, besteht darin, die Beantragung der erforderlichen Genehmigungen für Ihr Outdoor-Festival zu verzögern. In den meisten Fällen müssen Sie bei der Planung einer öffentlichen Veranstaltung zunächst Ihrer Kommunalverwaltung einen detaillierten Veranstaltungsplan, Risikobewertungen und den Nachweis einer Haftpflichtversicherung vorlegen. Planen Sie ausreichend Zeit für die Bearbeitung ein (wir empfehlen, diese mehrere Monate vor der Veranstaltung einzureichen). Wenden Sie sich an Ihren Veranstaltungsort und die lokale Regierung, um sicherzustellen, dass alle Kästchen angekreuzt sind.
Für die Durchführung Ihrer Veranstaltung benötigen Sie möglicherweise bestimmte Genehmigungen und Lizenzen. Erkundigen Sie sich daher unbedingt bei Ihrer örtlichen Behörde. Zu den häufigsten gehören die Genehmigung durch den Gemeinderat/Veranstaltungsort, Anträge auf Straßensperrung und die Genehmigung vorläufiger Bauwerke. Eine vollständige Genehmigungs- und Lizenzierungs-Checkliste finden Sie im kostenlosen OnePlan Formular für Veranstaltungsmanagement.
2. Zusammenarbeit ist der Schlüssel
Wenn Sie sich immer noch auf PowerPoint oder ein ähnliches Tool verlassen, um Ihr Festivalgelände zu kartieren, wissen Sie, wie schwierig die Zusammenarbeit sein kann. Die Möglichkeit, Ihre Arbeit mit anderen Mitgliedern Ihres Teams zu teilen und umgekehrt, ist ein leistungsstarkes Werkzeug. Site Mapping sollte ein Mannschaftssport sein!
Die richtigen OnePlanMit dem Festivalplanungstool von können Sie Ihren Plan visuell kommunizieren und mit allen wichtigen Teammitgliedern und Stakeholdern zusammenarbeiten. Behalten Sie den Überblick über den gesamten Betriebsstandortplan und teilen Sie ihn mit den örtlichen Behörden und Rettungsdiensten, damit diese die erforderlichen Genehmigungen und Unterstützung erteilen können.
3. Nutzen Sie Abgrenzungen und Barrieren, um die Sicherheit der Menschen zu gewährleisten
Es ist eine bedauerliche Wahrheit, dass Großveranstaltungen wie Outdoor-Festivals mehrere Risiken für Teilnehmer und Mitarbeiter bergen. Festivals waren in der Vergangenheit Ziel von Gewalt und große Versammlungen können zu Überfüllung und Trampeln führen. Jüngste Beispiele wie der Anschlag in der Manchester Arena im Jahr 2017 und der Massenanstieg bei Astroworld im Jahr 2021 sind eine traurige Erinnerung an die Risiken, die mit Großveranstaltungen verbunden sind.
Glücklicherweise können Veranstaltungsplaner Maßnahmen ergreifen, um die Risiken von Zusammenkünften großer Gruppen zu begrenzen. Für die Sicherheit der Besucher sorgen erfordert eine genaue Positionierung von Umzäunungen, Absperrungen und Seiltrennern. OnePlanMit der dynamischen Plattform von können Sie die Art und Größe des Massenkontrollsystems direkt auf Ihrem Festivalgelände genau einzeichnen. Sie können diese dann in verschiedenen Modi anzeigen, einschließlich Satelliten- und Luftkarten.
4. Seien Sie gegenüber den Mitarbeitern klar
Es ist eine bedauerliche Wahrheit, dass Großveranstaltungen wie Outdoor-Festivals mehrere Risiken für Teilnehmer und Mitarbeiter bergen. Festivals waren in der Vergangenheit Ziel von Gewalt und große Versammlungen können zu Überfüllung und Trampeln führen. Jüngste Beispiele wie der Anschlag in der Manchester Arena im Jahr 2017 und der Massenanstieg bei Astroworld im Jahr 2021 sind eine traurige Erinnerung an die Risiken, die mit Großveranstaltungen verbunden sind.
Es ist eine bedauerliche Wahrheit, dass Großveranstaltungen wie Outdoor-Festivals mehrere Risiken für Teilnehmer und Mitarbeiter bergen. Festivals waren in der Vergangenheit Ziel von Gewalt und große Versammlungen können zu Überfüllung und Trampeln führen. Jüngste Beispiele wie der Anschlag in der Manchester Arena im Jahr 2017 und der Massenanstieg bei Astroworld im Jahr 2021 sind eine traurige Erinnerung an die Risiken, die mit Großveranstaltungen verbunden sind.
Bei den meisten Großveranstaltungen ist ein Team beteiligt. Zu den wichtigsten Stakeholdern können ein Veranstaltungsmanager, ein Produktionsleiter, ein Freiwilligenkoordinator, ein Steward-Koordinator, ein Gesundheits- und Sicherheitsbeauftragter, ein Abfallentsorgungsbeauftragter, ein Ticketverkaufsbeauftragter oder ein Mediensprecher gehören. Sie werden auch mit mehreren Auftragnehmern zusammenarbeiten, beispielsweise Lebensmittel- und Getränkekonzessionären, Verkäufern, temporären Strom- und Wärmelieferanten, temporären Infrastrukturinstallationsteams und Animatoren.
Ein sicheres und erfolgreiches Festival hängt davon ab, dass die Veranstaltungsmitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen und wissen, wo und zu welcher Zeit sie sein sollten. Mit OnePlanMit dem benutzerfreundlichen Planungstool von können Sie einen detaillierten Plan erstellen und nach Rolle, Standort, Tag und Schichtzeit delegieren – so erfüllen Sie Ihre Sicherheits- und Risikomanagementanforderungen, ohne dass mehrere Dokumente erforderlich sind.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Stakeholder frühzeitig im Planungsprozess identifiziert haben und dass jeder seine Rollen und Verantwortlichkeiten kennt. Führen Sie eine laufende Liste aller Stakeholder mit deren Kontaktinformationen. Sie benötigen es während des gesamten Planungsprozesses und während der Veranstaltung selbst griffbereit.
5. Besitzen Sie eine genaue und detaillierte Karte des Standorts
Wenn Sie eine Veranstaltung planen, müssen Sie Ihren Veranstaltungsort in- und auswendig kennen. Tun Sie dies zu Beginn des Planungsprozesses, um etwaige Herausforderungen zu erkennen, bevor es zu spät ist, sie anzugehen. A Eine präzise und detaillierte Karte Ihres Open-Air-Festivalgeländes ist während des gesamten Planungsprozesses Ihr bester Freund und ermöglicht Ihnen zu bestimmen, welche Gegenstände für Ihre Veranstaltung erforderlich sind und wo alles auf dem Gelände platziert werden soll.
Wenn Sie eine Veranstaltung planen, müssen Sie Ihren Veranstaltungsort in- und auswendig kennen. Tun Sie dies zu Beginn des Planungsprozesses, um etwaige Herausforderungen zu erkennen, bevor es zu spät ist, sie anzugehen. A Eine präzise und detaillierte Karte Ihres Open-Air-Festivalgeländes ist während des gesamten Planungsprozesses Ihr bester Freund und ermöglicht Ihnen zu bestimmen, welche Gegenstände für Ihre Veranstaltung erforderlich sind und wo alles auf dem Gelände platziert werden soll.
6. Vermeiden Sie Überfüllung
Zusätzlich zu den Risiken der Überfüllung, die schon immer bestanden, leben wir jetzt in einer Welt, die gezwungen ist, äußerst bewusst auf den persönlichen Raum zu achten. OnePlanDas Social Distancing Toolkit von kann dazu beitragen, die Gesundheit und Sicherheit der Teilnehmer zu gewährleisten, indem es unter anderem zeigt, wie lang die Warteschlangen sein können und ob Ausgangstore ausreichen, um Menschenmengen sicher zu verlassen. Unsere prädiktiven Modellierungs- und Messtools berechnen automatisch optimale Besucherzahlen, um Sie bei der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften zu unterstützen. Außerdem werden Zu- und Abwege im Notfall abgebildet.
7. Sparen Sie nicht an Badezimmern
Nichts ruiniert eine großartige musikalische Darbietung so sehr, wie wenn man weit weglaufen muss, um eine Toilette zu finden, und dabei seine Freunde und seinen Platz in der Menge verliert. Wenn man dann auf die Toilette kommt, steht man vor einer extrem langen Schlange. Festivalplaner, bitte sparen Sie nicht an den Badezimmern! Ihre Gäste werden es Ihnen danken und es wird Ihnen bei der Kontrolle der Menschenmenge helfen, sicherzustellen, dass es auf dem gesamten Festivalgelände genügend Toiletten gibt.
Hilfe beim Kennenlernen Ihres Veranstaltungsortes finden Sie im zweiten Abschnitt OnePlan Formular für Veranstaltungsmanagement.
8. Müll sollte kein nachträglicher Gedanke sein
Genau wie bei Badezimmern sollte die Abfallentsorgung kein nachträglicher Gedanke sein. Sie müssen einen Abfallmanagement- und Recyclingplan erstellen. Egal wie wunderbar die meisten Elemente Ihrer Veranstaltung sind, niemand wird eine gute Zeit haben, wenn er keine Mülltonne findet oder große Müllberge sieht (und riecht), die aus der gefundenen Mülltonne überlaufen. Sie können planen, wo Toiletten und Mülleimer untergebracht werden sollen OnePlan.
9. Jeder Zentimeter zählt
Es reicht nicht aus, eine allgemeine Vorstellung davon zu haben, wo alle Ihre Elemente (Zelte, Badezimmer, Bühne, Zäune) rund um das Festivalgelände platziert werden. Schon eine Fehleinschätzung um ein paar Zentimeter kann dazu führen, dass ein Ausgang blockiert wird oder es zu einer Überfüllung kommt. Jeder Zentimeter zählt! In OnePlan, Sie können präzise sein. Geben Sie genaue Maße (imperial oder metrisch) für alle Veranstaltungselemente im ein OnePlan Studio.
Sie können auch verwenden OnePlanist das neue Snap-to-Grid-Tool, mit dem Sie Elemente auf der Karte perfekt anordnen können. Sie können die Anzahl der benötigten Artikel sowie den Abstand zwischen ihnen eingeben OnePlan wird ein Snap-to-Grid auf der Ereigniskarte generieren. Die Funktion befindet sich derzeit speziell für Porta Potties in der Beta-Phase, aber Sie werden sie bald verwenden können, um andere Elemente wie Zelte abzubilden und Ihr gesamtes Veranstaltungslayout genauer zu gestalten und den Prozess der Standortplanung komfortabler zu gestalten.
10. Arbeiten Sie intelligenter, nicht härter
Am Ende des Tages werden Ihre Werkzeuge den Unterschied zwischen härterem und intelligenterem Arbeiten ausmachen. OnePlan verwandelt viele der anstrengenden Aufgaben, die mit der Planung von Outdoor-Festivals verbunden sind, und macht Dinge wie das Erstellen von Berichten, die Standortkartierung und die Zusammenarbeit einfacher. Mit diesem Tool sparen Sie Zeit und Geld und haben mehr Zeit für das Wesentliche. Viel Spaß beim Planen!
Beginnen Sie mit der Planung Ihres Festivals OnePlan heute völlig kostenlos.
