قالب مجاني لتخطيط الأحداث من قبل مخططي الأحداث المحترفين
قالب تخطيط حدث سهل الاستخدام ودقيق في Excel وWord وPDF
تم إنشاؤها بواسطة مخططي الأحداث المتمرسين، OnePlan قالب تخطيط الأحداث عبارة عن قائمة مرجعية شاملة لتخطيط الأحداث تحتوي على نصائح ثاقبة ودليل خطوة بخطوة لتخطيط الأحداث الخاصة بك وتنفيذها. قم بتنزيل هذا الدليل المجاني حول التخطيط للحدث، والذي يتعمق في أساسيات إدارة الحدث.
قم بتنزيل قالب التخطيط للحدث المجاني الخاص بك
ماذا يوجد في قالب تخطيط الحدث؟
- قائمة التحقق من التصاريح والترخيص
- نصائح لإدارة الموقع
- المعرفة بإدارة الحشود
- الحفاظ على الحدث الخاص بك آمنة
- يساعد مخططي الأحداث على تحديد معالم الحدث
- تعيين المهام والمعالم لأقسام الحدث
- يتضمن الجداول الزمنية، والجداول الزمنية، وجداول الأعمال، والأمثلة
- تخصيص الورقة لاحتياجات الحدث الخاص بك
كيف يمكنني الدخول OnePlanوثيقة تخطيط الحدث:
الاشتراك في OnePlan مجانًا خلال ثوانٍ (لا توجد تفاصيل دفع مطلوبة) ثم:
- في الزاوية العلوية اليسرى من لوحة التحكم، انقر فوق "النماذج'
- انقر على 'نموذج إدارة الأحداث" لتنزيله!
"نحن نحب OnePlan! لقد ساعدنا ذلك في تحديد طريقة مختلفة تمامًا لاستخدام موقعنا والطريقة الأكثر فعالية للحصول على السعة الكاملة.
ايمي بيرتوت
مهرجان شروزبري الشعبي
الخطوة 1 في قائمة التحقق من الأحداث الخاصة بك:
املأ نظرة عامة على الحدث الخاص بك
أدخل التفاصيل الأساسية للحدث الخاص بك في قالب التخطيط. يتضمن ذلك اسم مؤسستك واسم الحدث والموقع والتاريخ ومعلومات الاتصال الرئيسية. هذا القسم هو العمود الفقري لعملية التخطيط الخاصة بك، حيث يوفر نظرة عامة واضحة على التفاصيل الأساسية للحدث.
- ما هي أهداف وغايات الحدث الخاص بك
- من يستضيف هذا الحدث
- أين ومتى سيقام الحدث
- من هم أصحاب المصلحة الرئيسيون، أي الأشخاص الرئيسيين المشاركين في الحدث والذين يجب أن يكونوا على اطلاع دائم ببعض التفاصيل أو جميعها
الخطوة 2: المقاولون وخدمات الطوارئ
قم بإدراج المقاولين الرئيسيين لخدمات مثل الأغذية والمشروبات والكهرباء المؤقتة والبنية التحتية. لا تنس تضمين جهات اتصال خدمات الطوارئ الأساسية في قالب تخطيط الحدث الخاص بك، وهذا يشمل الإطفاء والشرطة والدعم الطبي. يعد هذا الإعداد ضروريًا لمعالجة أي مواقف غير متوقعة أثناء الحدث.
الخطوة 3: إنشاء جدول الحدث
يعد الجدول الزمني للحدث جزءًا أساسيًا من أي خطة حدث، فهو يقدم نظرة عامة على المهام التي سيتم تنفيذها في الفترة التي تسبق الحدث، وفي يوم الحدث، وما بعد الحدث. ويقدم معلومات حول من تم تعيينه لكل مهمة. الاستفادة من الشبكة المرفقة. تأكد من تضمين أكبر قدر ممكن من التفاصيل وتعميم الجدول الزمني على جميع الموظفين والبائعين وأصحاب المصلحة.
الخطوة 4: حدد جمهورك وتأكد من إمكانية الوصول للجميع
حدد ملف تعريف الجمهور الخاص بك وفكر في احتياجاتهم، بما في ذلك أي متطلبات إمكانية الوصول. إن جعل الحدث الخاص بك شاملاً لا يلبي المتطلبات القانونية فحسب، بل يرحب أيضًا بجمهور أوسع، مما يثري تجربة الحدث للجميع.
الخطوة 5: إنشاء خطة الموقع
إنشاء خطة موقع مفصلة باستخدام OnePlanووضع علامات على كل شيء بدءًا من الهياكل المؤقتة ومخارج الطوارئ وحتى المراحيض ومواقع إدارة النفايات. تعد خطة الموقع المدروسة جيدًا أمرًا ضروريًا لسلاسة العمليات وراحة الحضور.
الخطوة 6: إدارة الصرف الصحي وإدارة النفايات
استخدم دليل قالب تخطيط الحدث للتأكد من أن لديك مرافق حمام كافية بناءً على حضورك المتوقع، ووضع إستراتيجية لجمع النفايات وإعادة تدويرها بكفاءة للحفاظ على الحدث الخاص بك صديقًا للبيئة.
الخطوة 7: إنشاء خطة لإدارة الضوضاء
تأكد من أن الحدث الخاص بك لديه خطة للتواصل مع السكان القريبين والالتزام باللوائح السليمة المحلية. فكر في الاستعانة بمهندس صوت للأحداث الكبيرة للحفاظ على مستويات الصوت المناسبة. إن وجود خطة واضحة لتقليل تأثير الضوضاء، بما في ذلك مراقبة الصوت وتعديله حسب الحاجة، سوف يبقي الحاضرين والمجتمع المحلي سعداء.
الخطوة 8: تخطيط القوى العاملة في الحدث الخاص بك
من الموظفين المهرة الذين يشرفون على مختلف جوانب الحدث إلى المضيفين المتفانين لإدارة الحشود والأمن المهني لضمان السلامة، يلعب كل دور دورًا مهمًا. تأكد من أن فريقك على علم جيد بواجباته ولديه حق الوصول إلى خطة الموقع. إن التدريب المناسب والمبادئ التوجيهية الواضحة ستمكنهم من التعامل مع المواقف بكفاءة، مما يساهم في توفير تجربة آمنة وممتعة لجميع المشاركين.
الخطوة 9: قم بإنشاء خطة لإدارة حركة المرور والحشود للحدث الخاص بك
خطط لكيفية إدارة سعة الحدث وحركة المرور، مما يضمن حركة آمنة وفعالة للحاضرين. خذ بعين الاعتبار طرق السير العامة وسياسات المركبات، خاصة في حالات الطوارئ.
الخطوة 10: التخطيط لحدث آمن
يجب أن يكون الحدث الخاص بك مكانًا آمنًا للجميع. ويشمل ذلك تدابير السلامة من الحرائق، وخطط الإخلاء، والسياسات المتعلقة بالأطفال المفقودين. استخدم قالب الحدث للمتابعة وإنشاء خطة وقائمة مرجعية لكل من هذه الاحتمالات. كن مستعدًا دائمًا للطقس القاسي ولديك سياسة إلغاء مطبقة.
الخطوة 11: اجمع كل ذلك معًا وشاركه مع أصحاب المصلحة
قم بمراجعة خطة الحدث المكتملة بدقة، مع التأكد من مراعاة كل التفاصيل ومعالجتها. شارك مع أصحاب المصلحة. تذكر أن المرونة هي المفتاح. كن مستعدًا لتعديل خطتك حسب الحاجة، حتى يوم الحدث.
