في كل عام في عيد الشكر، تقيم المجتمعات المحلية في جميع أنحاء الولايات المتحدة مهرجان تروتس تركيا - وهو عبارة عن فعاليات تقام عادةً لجمع الأموال للأعمال الخيرية مع حرق بعض السعرات الحرارية قبل أكبر يوم من أيام العيد في العام.
Festival Foods هي سلسلة بقالة تدير 40 متجرًا في جميع أنحاء ولاية ويسكونسن. يستضيفون أحد عشر هرولة للديك الرومي سنويًا - كل ذلك في نفس الوقت - لتشجيع الناس على أن يكونوا نشطين أثناء رد الجميل لمجتمعهم، مع ذهاب العائدات إلى نوادي الأولاد والبنات وجمعيات الشبان المسيحية في المجتمعات التي تقام فيها الأحداث. لقد جمعوا حتى الآن أكثر من 3.6 مليون دولار مع أكثر من 138,000 مشارك.
تعقيدات التخطيط لـ 11 حدثًا جاريًا في نفس اليوم
يعد مهرجان Foods Turkey Trots مشروعًا ضخمًا، حيث تقام الأحداث في نفس الوقت عبر مواقع متعددة، ويتعين على الفريق إدارة الكثير من الموظفين والبائعين وأصحاب المصلحة الآخرين. دائمًا ما تكون الأحداث الجارية معقدة. وهي تتطلب تخطيطًا كبيرًا لضمان سلامة المشاركين والمتفرجين، وغالبًا ما تتطلب إغلاق الطرق والتعاون مع المسؤولين المحليين. تمثل إدارة الحشود تحديًا لأنه يجب مراعاة حشود المتسابقين وكذلك المتفرجين والموظفين. يجب وضع عناصر مثل محطات تسجيل الوصول والحواجز ودورات المياه ومحطات المياه والمسعفين وإشارات المرور على خريطة الموقع لضمان حصول الفريق على كل ما يحتاجه في يوم السباق. بالنسبة لشركة فستيفال فودز، تضاعفت هذه التحديات مع تزايد سباقاتها.
"لقد بدأنا في عام 2008 بثلاثة مواقع للسباق،" قال بريان ستينزيل، المدير الأول لمشاركة المجتمع في فستيفال فودز. "الآن، نحن في الساعة الحادية عشرة، وكلها تجري في نفس الوقت في جميع أنحاء الولاية."
لسنوات عديدة، كان فريق التخطيط يضع لقطات شاشة لبرنامج Google Earth في برنامج PowerPoint ويضيف دبابيس لوضع العناصر على مواقع الأحداث الخاصة بهم. كان من الصعب البقاء منظمًا، خاصة وأنهم وصلوا إلى أحد عشر حدثًا متزامنًا.
اكتشاف OnePlan
عندما حضر فريق التخطيط ورشة عمل في مؤتمر Running USA، تعرفوا على ذلك OnePlan، وهو برنامج لتخطيط الأحداث يتيح رسم خرائط تفصيلية ودقيقة للموقع والتعاون السلس مع أكثر من 130 عنصرًا قيد التشغيل خاصًا بالحدث. كانت فكرة وجود حساب واحد لـ 11 سباقًا فكرة مثيرة. قرروا إعطائها فرصة.
لدى Festival Foods فريق أساسي مكون من ستة أشخاص يعملون في هرولة تركيا. "إننا اثنان منا نعمل بنشاط على البناء والتحرير في خطة واحدة،" شارك بريان. "لكننا نشاركها مع جميع مديري السباق. يوجد في كل موقع من المواقع الـ 11 مدير سباق محلي في تلك المدينة. لقد قمنا بمشاركة إصدار "العرض فقط" معهم وكذلك مع البائعين لدينا."
خطة حدث مهرجان الأطعمة التركية للهرولة
فوائد استخدام أطعمة المهرجانات OnePlan
لقد كانت القدرة على مشاركة خريطة الموقع الخاصة بهم مع أصحاب المصلحة وضبط قدرتهم على العرض أو التعديل بناءً على دورهم واحتياجاتهم أمرًا رائعًا لفريق Festival Foods. قال بريان: "بالنسبة لمديري السباق على وجه الخصوص، كان الأمر رائعًا".
OnePlan لقد كان أيضًا مفيدًا للغاية بسبب عناصره الخاصة بالتشغيل والعناصر الأخرى. يمكن لفريق Festival Foods رسم مساراتهم، ومناطق البداية والنهاية، والأقماع، وإشارات الانعطاف والمستقيمة، ومواقع الشرطة، ومواقع المتطوعين، وأوعية بورتا، ومحطات المساعدة، ودي جي، ومكبرات الصوت، والمولدات الكهربائية، ومناطق وقوف السيارات، وخطط الموقع الداخلي، والخيام، والطاولات. وأكثر من ذلك بكثير. "أقوم فقط بسحب القائمة والذهاب مباشرة إلى شريط البحث للبحث عن ما أحتاج إليه. قال بريان: "الأمر سهل".
يستخدم فريق Festival Foods بشكل متكرر OnePlanميزات الحسابات الخاصة بـ مثل أداة قائمة الكميات، التي تقوم تلقائيًا بحساب كميات كل عنصر مطلوب بناءً على خريطة الموقع. تعرض لك تقارير لوحة المعلومات جميع المخزون الذي تم وضعه على الخريطة وتقوم بتصدير قائمة شاملة بالكميات إلى ملف CSV. قال براين: "عندما كنا نستخدم برنامج Google Earth، كان علينا إنشاء مجلدات رئيسية وكان من الصعب جدًا العثور على كل شيء موجود أسفلها". "في One Plan، كانت لوحة المعلومات مفيدة جدًا. حتى مجرد حساب عدد إشارات الانعطاف إلى اليسار التي نحتاجها أمر سهل للغاية في One Plan.
ستيفنز بوينت - خطة حدث مهرجان الأطعمة
OnePlan تم اختباره حقًا في العام الماضي عندما خاض فريق Festival Foods سباقًا إضافيًا. قال برايان: "كان برنامج ستيفنز بوينت جديدًا تمامًا هذا العام، لذلك كانت خطة One Plan مفيدة للغاية في إعداد كل شيء هناك". تمكن الفريق من مشاركة خريطة الموقع الخاصة به مع مدير السباق المحلي لمواءمة جميع تفاصيل السباق.
يوفر الفريق الوقت والمال مع OnePlan، وهم يخططون لمواصلة استخدام البرنامج لـ Trots تركيا المستقبلية. إنهم يأملون في إضافة علامات الأميال إلى العناصر الموجودة في حزمة الجري قريبًا، وهم يعملون مع OnePlan فريق لدمج البرنامج مع تطبيق الحدث الخاص بهم.
وبشكل عام، OnePlan لقد كان بمثابة تغيير في قواعد اللعبة بالنسبة لفريق Festival Foods، مما سمح لهم بالتركيز على العمل المهم المتمثل في استضافة أحداث رائعة ورد الجميل للمجتمعات التي يعملون فيها.
انقر هنا لمعرفة المزيد حول التخطيط للأحداث الجارية مع OnePlan.
