ينظم مهرجان الجبن والفلفل الحار أربع فعاليات طعام كل عام، ويحضرها ما يصل إلى 9,000 شخص، الأمر الذي يتطلب تخطيطًا دقيقًا للحدث. من خلال العمل مع فريق أساسي صغير من المخططين، بدعم من مقاولين من الباطن لأيام الحدث، يتعين على مديره سايمون ستيوارت إدارة أكثر من 120 بائع طعام وبارات مرخصة وأنشطة أرض المعارض ومراحل الترفيه الحية.
بدأ سيمون في الاستخدام OnePlan للتخطيط لهذه الأحداث العائلية بعد أن أدرك فوائدها الفورية مقارنة بحزمة CAD التي كان يستخدمها سابقًا.
الجبن والفلفل قبل OnePlan
قبل استخدام OnePlan، كان على سايمون التبديل بين البرامج المختلفة لإنشاء خطته الخاصة بالبرنامج مهرجان الجبن والفلفل الحار - وهو الوضع الذي يعاني منه العديد من مخططي الأحداث. استخدم جدول بيانات Excel منفصلًا لجمع التراكب المطلوب لكل حدث، بينما تم قص الصور ولصقها من خرائط Google لرسم مخطط للموقع باستخدام الأشكال في برنامج PowerPoint. لم تسمح هذه العملية برسم خرائط دقيقة أو التقاط البيانات، مما يعني أن خططه لم تلبي المعايير المهنية للأحداث.
يقول سايمون: "مع البرامج التي كنا نستخدمها من قبل، لم تكن القدرة على التوسع كبيرة. لم يكن بوسعنا الاعتماد على دقتها وكثيرًا ما كنا نصل إلى الموقع ونضطر إلى إجراء تغييرات على التخطيط بسبب عدم توسيع نطاق الخطط."
طريقة أفضل لتخطيط الأحداث
الآن يستخدم سيمون OnePlan لتخطيط وتخطيط وشراء كل ما يحتاجه لإنشاء أحداث ناجحة. "OnePlan "يوفر خريطة دقيقة بمقياس القياس ومئات من عناصر البنية الأساسية للحدث التي تسمح لي ببناء موقع الحدث بسرعة،" كما يقول.
أولاً، يختار خريطة أساسية في OnePlan لبدء التخطيط، واثقًا من أن جميع العناصر التي يضعها في الخطة موجودة في الموقع الصحيح وبالحجم الصحيح. يقوم بسحب وإسقاط الحدث البنية التحتية مثل المراحيض والخيام والأسوار والحواجز والمضيفين وسيارات الإطفاء ... تلك الفلفل الحار!
من خلال التخطيط الدقيق للأحداث، يستطيع Simon عرض كل عنصر من عناصر البنية التحتية في قائمة الكميات وتصديرها لمشاركتها مع الموردين. أنه يحتوي على كافة المعلومات التي يحتاجها بما في ذلك حجم البند، what3words العنوان والتكلفة بالإضافة إلى وقت وتاريخ التثبيت.
"استخدام OnePlan أقوم بإنشاء خطط مواقع أحداث دقيقة ومفصلة وذات مظهر احترافي دون الحاجة إلى حزمة CAD معقدة."
سيمون ستيوارت
مدير مهرجان الجبن والفلفل
OnePlan يقدم كتالوجًا شاملاً لكل ما يحتاجه سيمون لأحداثه. لقد كان قادرًا على إنتاج خطط دقيقة واحترافية لموقع الأحداث فورًا بعد الاشتراك.
"OnePlan سهل التعلم والاستخدام، ويقدم خططًا ذات مظهر احترافي ويمنحني أدوات متقدمة لإدارة الأحداث. الآن أنا واثق من المظهر الاحترافي لخطط موقعي ولدي التفاصيل والبيانات للإجابة على أي سؤال.
ضمان سلامة الحاضرين في الحدث
تعتبر سلامة الحضور ذات أهمية قصوى في هذه الأحداث في المملكة المتحدة. استخدام OnePlanالصورة مجموعة أدوات التباعد الاجتماعي، يمكن لسيمون قياس منطقة الحشد وآلات حاسبة قائمة الانتظار والإخلاء ومسارات مركبات الطوارئ. وهذا يتيح له تقديم البيانات بسهولة في تقييمات المخاطر وخطط الإدارة، مما يجعل عملية التخطيط للحدث أكثر سلاسة بشكل كبير.
"OnePlan يمنحنا معلومات موثوقة تتعلق بالسلامة والتخطيط تدعم تخطيطنا وعملياتنا وأصحاب المصلحة."
سيمون ستيوارت
مدير مهرجان الجبن والفلفل
بينما كان يتعين عليه في السابق إرسال ملفات كبيرة إلى أصحاب المصلحة والموردين، يستطيع سيمون الآن مشاركة خطة الحدث الخاصة به بنقرة واحدة مما يمنحهم إمكانية الوصول الفوري إلى إصدارات الخطط القابلة للعرض فقط أو القابلة للتعديل. إنه توفير كبير للوقت عند التعامل مع خدمات الطوارئ والترخيص والسلطة المحلية في المملكة المتحدة يتدلى (المجموعات الاستشارية للسلامة) وملاك الأراضي والموردين.
يقول سيمون، "إن السلامة وثقة أصحاب المصلحة أمر ضروري للحصول على الأذونات واستيعاب 10,000 شخص بأمان. OnePlan يمنحنا معلومات موثوقة تتعلق بالسلامة والتخطيط تدعم تخطيطنا، العمليات وأصحاب المصلحة."
منصة واحدة للتخطيط الدقيق للمناسبات
في النهاية، يستفيد سايمون من امتلاكه الآن فقط خطة واحدة لكل ما يحتاجه لإدارة أحداث آمنة وناجحة. OnePlan يتيح التخطيط الدقيق للأحداث لأحداث مدينته ومدينته. وهو قادر على تقديم الملاحظات لمساعدتنا على التحسين المستمر OnePlan في المستقبل. "وأخيرًا، تم إنشاء نظام مصمم خصيصًا ليستخدمه محترفو الفعاليات."
