إن تنظيم حدث، سواء كان كبيرًا أو صغيرًا، يأتي مصحوبًا بقائمة كبيرة من المهام والعديد من المسؤوليات التي يمكن أن تكون مرهقة جدًا. بغض النظر عما يتضمنه الحدث، يمكنك أن تتوقع أن تجلب لك الخدمات اللوجستية الخاصة به قدرًا لا بأس به من التحديات على طول الطريق.
حتى لو كنت خبيرًا في التخطيط للأحداث، فعادةً ما يكون هناك فريق من الأشخاص المشاركين، ويمكنك ضمان بقاء الجميع على نفس الصفحة بمساعدة OnePlan برامج الاستوديو. في هذه المقالة، سنركز على الأشياء الخمسة التي يجب عليك القيام بها أولاً OnePlan حتى تتمكن من التأكد من تحقيق أقصى استفادة من منصة تخطيط الأحداث.
ما هو OnePlan?
إذا كنت تبحث عن حل شامل للمساعدة في التخطيط لأحداثك، OnePlan يقدم حلاً بديهيًا يسمح لك بإدارة كل خطوة من خطوات العملية ضمن واجهة مستخدم مفصلة وسلسة. فهو يسمح لك بالتعاون مع كل شريك ومورد وزميل مرتبط بالحدث، ويمكنك العمل معًا بسهولة من جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لأنه يأتي مع العديد من أدوات إدارة وتخطيط الأحداث مثل الخرائط والبنية التحتية، استيراد CAD، وأكثر بكثير. سواء كنت تعمل في مكان صغير أو ساحة كبيرة، OnePlan قادر على مساعدتك في إدارة كل شيء. نوصي ببدء خطة الحدث الخاصة بك بخمس خطوات للتأكد من حصولك على أقصى استفادة من النظام الأساسي والتخطيط لحدث رائع.
1. مناطق الرسم والطرق وكيفية الوصول إليها
مناطق الأرض
بمجرد إنشاء الحدث الخاص بك في OnePlan، ستحتوي لوحة المعلومات الخاصة بك على العديد من المعلمات المختلفة التي يمكنك ملؤها بالسرعة التي تناسبك. لكي يسير الحدث الخاص بك بسلاسة، من الضروري أن يكون لديك خطة حدث توضح المناطق والمسارات المحددة بشكل محدد وكيفية وصول الحاضرين إلى كل منها. نوصي بأن تقوم خطوتك الأولى بوضع علامات على تلك المناطق، مثل المنطقة التي سيقام فيها الحدث بأكمله، ومناطق الحشود، ومناطق الطعام، وما إلى ذلك.
لوضع علامة على منطقة ما، انقر فوق "المناطق والطرق والوصول" في شريط الأدوات الأيسر في OnePlan الاستوديو، ثم انقر فوق "المناطق" واختر المنطقة الملونة التي تريد تحديدها. ثم قم برسم زوايا منطقتك، وانقر نقرًا مزدوجًا على النقطة الأخيرة لإنهاء تحديد منطقتك. تا دا! لقد قمت بتخطيط منطقتك الأولى OnePlan.
طرق المكان
لا يمكن إنكار أن تخطيط البنية التحتية للحدث الخاص بك من زوايا متعددة مسبقًا أمر بالغ الأهمية، ولكن ستحتاج أيضًا إلى التفكير في كيفية وصول الحاضرين ودخولهم إلى الحدث. لن يرغب العديد من الأشخاص في الانتظار لفترة طويلة إذا تم الاحتفاظ بنسخة احتياطية من الخطوط لمجرد الدخول، و OnePlan هي أداة ممتازة لتوجيه مواقف السيارات والمداخل على حد سواء.
لذا فإن خطوتك التالية هي رسم مساراتك. كيف سيتمكن ضيوفك من الوصول إلى الحدث الخاص بك؟ ماذا سيكون طريقهم من موقف السيارات أو وسائل النقل العام إلى مدخل منزلك؟ OnePlan يوفر طرق المركبات والمشاة.
لرسم المسارات في خطة الحدث الخاصة بك، افتح علامة التبويب "المناطق والمسارات والوصول" مرة أخرى في ملفك OnePlan studio، ثم اختر المسار الذي ترغب في رسمه، ثم انقر بسهولة على المكان الذي تريد توجيهه للبدء والمتابعة والتوقف.
قياس المناطق والطرق
إلى جانب تخطيط هذه المسارات والمناطق، يمكنك أيضًا جمع قياسات دقيقة للمكان والبائعين والمكان الذي تتوقع أن يكون فيه حركة مرور ثابتة. يعد الحصول على القياسات المناسبة للمنطقة التي تعمل بها أمرًا حيويًا لمورديك والقدرة المتوقعة لحدثك. يمكن أن تساعد معرفة مقدار المساحة المتوفرة لديك بالضبط في التحكم في الحشود وتساعد فقط في تقليل وقت انتظار الحضور وتجنب المناطق المزدحمة.
لقياس مناطقك، ما عليك سوى النقر على المنطقة التي قمت بتخطيطها وسترى الأمتار المربعة (أو الأقدام المربعة) الدقيقة للمساحة. OnePlan يمنحك أيضًا تقديرًا لعدد الأشخاص الذين يتناسبون مع تلك المساحة وسيختلف هذا العدد بناءً على كثافة الحشود التي تريدها في الحدث الخاص بك.
لقياس مسارك، انقر على مسارك وسترى OnePlan يحسب تلقائيا طول هذا الطريق. سترى أيضًا وقت السفر سواء سيرًا على الأقدام أو القيادة في هذا الطريق بناءً على متوسط السرعة التي تدخلها.
بمجرد جمع كل القياسات التي قد تحتاجها، يمكنك بسهولة مشاركة هذه البيانات مع أي شخص يحتاج إليها. وهذا يضمن أن جميع المشاركين يعرفون ما يمكن توقعه. كما أنه مفيد لأمن الحدث حيث ستتمكن فرق الشرطة والإنقاذ من الحرائق والفرق الطبية من تقديم استجابة سريعة إذا لزم الأمر.
In OnePlan، يمكنك العمل على هذه المعلمات في الوقت الفعلي مع شركائك وزملائك، مما يسمح لك بتبادل الأفكار في كل خطوة على الطريق. OnePlan يتيح لك أيضًا تصميم نموذج لتدفق الحشود مما يمنحك مرجعًا لما ستبدو عليه حركة المرور من جميع الزوايا. لن يقدّر الأشخاص جهودك في السيطرة على الحشود فحسب، بل سيضمن أيضًا تقدم الحدث الخاص بك دون تأخير.
2. وضع البنية التحتية
الحدث ليس شيئا بدونه بنية التحتية ولكي تكون مستعدًا بشكل كامل، يجب أن تكون خطة الحدث الخاصة بك مفصلة ودقيقة مع وجود البنية التحتية المناسبة. في OnePlanهناك المئات من عناصر البنية التحتية من الخيام إلى الإضاءة إلى الأطعمة والمشروبات إلى الصرف الصحي. خطوتك التالية في OnePlan يجب أن يكون تخطيط البنية التحتية في خطة الحدث الخاص بك وإعطاء كل عنصر موقعًا محددًا.
لرسم البنية التحتية، انقر فوق علامة التبويب "البنية التحتية" في القائمة اليمنى، ومن هناك سترى العديد من القوائم المنسدلة لكل عنصر من عناصر البنية التحتية OnePlan .
يعد السياج أحد أهم عناصر البنية التحتية المرسومة على خريطتك. اعتمادًا على الموقع، ستتطلب بعض الأحداث سياجًا، حتى لا يضيع الحاضرون أو يتم توجيههم بشكل خاطئ. اعتمادًا على حجم الحدث الخاص بك، يمكن أن يصبح الأمر فوضويًا إلى حد ما إذا كنت تتوقع عددًا كبيرًا من الزوار. إذا تم ترك الحدث مفتوحًا للغاية، فقد يؤدي ذلك إلى قدر كبير من الفوضى بين حشود الأشخاص الذين يدفعهم فضولهم من بائع أو عامل جذب إلى آخر.
OnePlan يتيح لك رسم خريطة لكل السياج الذي قد تحتاجه وكيفية دمجه بشكل صحيح في المساحة المخصصة لك. علاوة على ذلك، فإنه سيزودك بالبيانات الخاصة بعدد اللوحات المطلوبة، مما يجعل طلب هذه الموارد وحجزها أكثر كفاءة. OnePlan يقدم العديد من أنواع السياج المختلفة داخل الاستوديو. توجد حواجز حشود بأطوال مختلفة، وسياج هيراس/سماح، وحواجز تنسا، وحواجز، وحواجز موجو، والمزيد.
لتخطيط السياج في خطة الحدث الخاص بك، انقر فوق علامة التبويب "البنية التحتية"، ثم انقر فوق القائمة المنسدلة "الحواجز/السياج"، واختر السياج الذي تريده لحدثك. ثم انقر فوق موقع بداية السياج الخاص بك، وانقر فوق كل زاوية وانقر نقرًا مزدوجًا لإنهاء السياج ووضعه.
3. أضف أدوات محددة لحدثك
من بين مئات العناصر والأدوات OnePlan العروض ستجد عناصر فريدة مصممة لحدثك المحدد. مع أساليب أو برامج تخطيط الأحداث السابقة، فإن عدم وجود عناصر مخصصة أو متخصصة يسمح بحدوث خطأ. ربما لا تعرف بالضبط حجم العجلة الدوارة التي يمكن وضعها على خريطة الحدث الخاص بك أو الوقت الذي يستغرقه إنشاء حلبة للتزلج على الجليد. ربما يكون العنصر الذي تحتاجه هو حاجز محدد مصمم لحماية الحشود في أحداث ركوب الدراجات عالية السرعة أو الويكيت في لعبة الكريكيت.
OnePlan تحتوي على حزم أحداث متخصصة تحتوي على عناصر مصممة لأحداث محددة. بعض أنواع الأحداث المتخصصة التي نقدم عناصر لها هي الجري وركوب الدراجات والكريكيت والترياتلون والمعارض والعروض وأسواق عيد الميلاد.
للوصول إلى حزم الأحداث المتخصصة، انقر فوق علامة التبويب "المزيد" في القائمة اليمنى. ستجد هناك قائمة منسدلة لحزم أنواع الأحداث المختلفة.
4. خطط للقوى العاملة لديك
في أي حدث، ستحتاج إلى قوة عاملة يمكنك الاعتماد عليها، وهم بحاجة إلى التنظيم المناسب لأداء وظائفهم المحددة بفعالية. بينما تقوم بتخطيط الحدث الخاص بك في OnePlan، يجب أن تكون خطوتك التالية هي خطة نقطة القوى العاملة الخاصة بك لهذا الحدث وأين سيتم تواجدهم. OnePlan لديها العديد من خيارات القوى العاملة المختلفة بما في ذلك الطب والشرطة والأمن والموظفين والمتطوعين والمزيد. يمكنك تقديم أسماء لكل قسم وحتى تضمين اللافتات والخيام والمركبات ومحطات الصرف الصحي والعديد من المعالم الأخرى التي تخص القوى العاملة للحدث.
لتخطيط القوى العاملة لديك على خريطتك، انقر فوق علامة التبويب "القوى العاملة" في القائمة اليمنى. هناك سترى العديد من الخيارات لنقاط القوى العاملة. انقر فوق نوع القوى العاملة التي تحتاجها، وقم بتخطيط موقعهم حيث سيتم تواجدهم أثناء الحدث الخاص بك.
إذا كنت بحاجة إلى تقليل أو تكبير حجم القوى العاملة لديك. انقر على نقطة القوى العاملة التي تم رسمها وحدد المقياس. يمكنك التخطيط بسهولة للقياس بين قياساتك الأخرى، ويوفر البرنامج طرق عرض متعددة للحدث الخاص بك، مثل صور القمر الصناعي والصور الجوية التي تقدم تفاصيل الحدث الخاص بك بدقة عالية. مرة أخرى، يمكن إدارة كل هذه الميزات من خلال جهد تعاوني، لذلك لا يتم تفويت أي شيء في عملية التخطيط للحدث.
على الرغم من أن الحضور موجودون في المقام الأول للبائعين ومناطق الجذب السياحي، إلا أن القوى العاملة التي تعمل بسلاسة تعد أمرًا حيويًا لأي حدث حيث أنها جزء كبير من الحفاظ على الحدث منظمًا وفي الموعد المحدد. للمساعدة في إبقاء القوى العاملة على المسار الصحيح، امنحهم حق الوصول للعرض فقط إلى خطتك حتى يعرف الجميع المكان الذي من المفترض أن يكونوا فيه خلال كل مرحلة من مراحل الحدث.
5. شارك خطة الحدث الخاصة بك
التعاون هو المفتاح عند التخطيط! وهذا حقًا ما يحدث فرقًا كبيرًا عند التخطيط OnePlan. عن طريق OnePlan للتخطيط، يمكنك توصيل خطتك بشكل مرئي والتعاون مع جميع أعضاء الفريق الرئيسيين وأصحاب المصلحة. احتفظ بنظرة عامة على خطة موقع التشغيل بالكامل وشاركها مع السلطات المحلية وخدمات الطوارئ حتى يتمكنوا من توفير التصاريح والدعم الذي تحتاجه. بالإضافة إلى ذلك، فهي قائمة على السحابة ويمكن مشاركتها بسهولة عبر زر واحد مما يعني أن التعاون سهل وسيتمكن الجميع دائمًا من الوصول إلى أحدث إصدار من خطتك.
لمشاركة خطة الحدث الخاصة بك، انقر فوق الزر "مشاركة" في الزاوية اليمنى العليا. ستتم مطالبتك بعد ذلك بالانتقال إلى صفحة تطلب منك عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي ترغب في مشاركة خطة الحدث الخاصة بك معه. عليك بعد ذلك أن تقرر ما إذا كنت تريد أن يكون هذا الشخص محررًا أو مسؤولاً أو أن يكون له حق الوصول للعرض فقط في خطتك. بالنسبة لفريق تخطيط الحدث الخاص بك أو المتعاونين، نقترح الوصول الإداري والتحرير. بالنسبة لأصحاب المصلحة والبائعين والموردين، قد يحتاجون فقط إلى الوصول للعرض فقط للبقاء على اطلاع دائم بتخطيطك.
الآن، أنت في طريقك إلى حدث ناجح! لقد حددت مناطقك ومساراتك، وحددت نقاط دخول وخروج واضحة، وأضفت أدوات محددة يحتاجها الحدث الخاص بك، وقمت بتخطيط القوى العاملة لديك وشاركت خطتك مع أصحاب المصلحة المهمين. هناك الكثير مما يلزم للتخطيط لحدث ناجح، ونحن هنا لمساعدتك في رحلتك. ملكنا خطة مهنية يتيح الدعم الإداري والإعداد الكامل للعملاء حتى يتمكن خبراء تخطيط الأحداث لدينا من مساعدتك في كل خطوة على الطريق. لا تتردد في كتاب التجريبي مع خبرائنا لبدء التخطيط بشكل أفضل معهم OnePlan. تخطيط سعيد!
