التخطيط للأحداث الكبرى ليس بالمهمة السهلة. هناك سبب يجعل الناس على استعداد لإنفاق الكثير من المال لتمرير المسؤولية إلى محترف. يعد التخطيط لحدث ما التزامًا جادًا يتطلب الكثير من الأشخاص والوقت والتنظيم. تأتي الفعاليات الخارجية مصحوبة بمجموعة فريدة من التحديات، بدءًا من التقدم للحصول على التصاريح والتراخيص وحتى النظر في إمكانية الوصول وإزعاج الضوضاء. إن تجميع حدث لا تشوبه شائبة هو أمر أسهل من الفعل، ومعظم الناس ليس لديهم الوقت أو المعرفة للقيام بذلك بشكل صحيح.
OnePlan يجعل التخطيط لحدث أسهل بكثير. OnePlan عبارة عن منصة تعاونية في الوقت الفعلي توفر مجموعة كاملة من أدوات تخطيط الأحداث وتصميمها وإدارتها. فهو يجمع بين أفضل خصائص التصميم بمساعدة الكمبيوتر (CAD) وتقنية رسم الخرائط الحديثة في حل واحد سهل الاستخدام.
إذا كنت قد بدأت في التخطيط لحدث ما أو كنت في منتصف الطريق وتشعر بالإرهاق التام، OnePlan يمكن أن تساعدك في إنشاء خطة لإدارة الأحداث، وهي الخطوة الأولى الأكثر أهمية التي يمكنك اتخاذها. يمكنك حتى الوصول OnePlanنموذج إدارة الأحداث المجاني سيرشدك خلال كل الاعتبارات الرئيسية المتعلقة بالتخطيط لحدث كبير. سيطرح عليك هذا المورد المجاني الأسئلة الصحيحة لمساعدتك في تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك، وتجنب الأخطاء الشائعة، والتخطيط بثقة.
قبل أن تبدأ، إليك 10 خطوات للتخطيط لحدث يمكنك أن تفخر به.
الخطوة الأولى - إرسال خطة حدث إلى الحكومة المحلية وطلب جميع التصاريح اللازمة
في معظم الحالات، أول شيء عليك القيام به عند التخطيط لأي حدث عام هو تزويد حكومتك المحلية بخطة مفصلة للحدث، وتقييمات المخاطر، وإثبات التأمين ضد المسؤولية العامة. اترك متسعًا من الوقت حتى تتم معالجتها (نوصي بإرسالها قبل عدة أشهر من الحدث). تواصل مع مكانك والحكومة المحلية للتأكد من تحديد جميع المربعات.
قد تحتاج إلى تصاريح وتراخيص معينة لإقامة الحدث الخاص بك، لذا تأكد من مراجعة حكومتك المحلية لمعرفة ذلك. وتشمل تلك الشائعة موافقة المجلس/المكان، وطلبات إغلاق الطرق، والموافقة المؤقتة على الهيكل. ستجد تصريحًا كاملاً وقائمة مرجعية للترخيص مجانًا OnePlan نموذج إدارة الأحداث.
الخطوة الثانية – تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين
بالنسبة لمعظم الأحداث الكبيرة، سيكون لديك فريق من الأشخاص المشاركين. قد يشمل أصحاب المصلحة الرئيسيون مدير الحدث، أو مدير الإنتاج، أو منسق المتطوعين، أو منسق المضيف، أو مسؤول الصحة والسلامة، أو إدارة النفايات، أو التذاكر، أو المتحدث الرسمي باسم وسائل الإعلام.
ستعمل أيضًا مع عدد من المقاولين، مثل امتيازات الأطعمة والمشروبات والبائعين وموردي الكهرباء والتدفئة المؤقتين وفرق تركيب البنية التحتية المؤقتة ورسامي الرسوم المتحركة.
ومن الضروري أيضًا أن تكون قد قمت بتحديد معلومات الاتصال اللازمة لجميع خدمات الطوارئ (الشرطة، وإدارة الإطفاء، والإسعافات الأولية، والطوارئ الطبية) وأن يكون لديك معلومات الاتصال اللازمة.
تأكد من أنك حددت جميع أصحاب المصلحة المهمين في وقت مبكر من عملية التخطيط، وأن الجميع يعرفون أدوارهم ومسؤولياتهم. احتفظ بقائمة جارية لكل أصحاب المصلحة مع إغلاق معلومات الاتصال الخاصة بهم. ستحتاج إليها في متناول يدك طوال عملية التخطيط وأثناء الحدث نفسه.
الخطوة الثالثة – إنشاء جدول البرنامج
ستحتاج إلى جدول زمني للبرنامج ليأخذك خلال الأيام التي تسبق الحدث الخاص بك، ويوم الحدث، وأي مهام تالية للحدث. تأكد من الإشارة إلى المسؤول عن كل مهمة وكن دقيقًا قدر الإمكان فيما يتعلق بالتوقيت. يجب أن يكون هذا الجدول الزمني مفصلاً ودقيقًا قدر الإمكان. قم بتوزيعها على جميع أصحاب المصلحة بما في ذلك الموظفين والبائعين للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة.
الخطوة الرابعة – إنشاء خطة الاتصالات والجدول الزمني
تتضمن الاتصالات المناسبة للحدث إبقاء فريقك الداخلي والعالم الخارجي على اطلاع. أنت بحاجة إلى خطة للتواصل بين فريقك على مدار اليوم، لذا يجب عليك الترتيب لتوفير التكنولوجيا اللازمة. يجب أن يكون لديك أيضًا جدول زمني للاتصالات الداخلية التي تسبق الحدث للتأكد من أن كل أصحاب المصلحة على علم بالإعلانات والتوقعات المهمة. إذا كنت بحاجة إلى استئجار هواتف محمولة أو أجهزة راديو أو أدوات اتصال أخرى، فتأكد من ترتيب ذلك مسبقًا وأن جميع أعضاء فريقك يعرفون كيف سيتواصلون في يوم الحدث. قد تحتاج أيضًا إلى إعداد اتصالات مكتوبة مسبقًا لاستخدامها في حالة الطقس العاصف أو تأخير حركة المرور أو إشعارات السلامة العامة الأخرى.
يجب أن تتضمن خطة اتصالاتك أيضًا المجتمع المحيط بك. أنت بحاجة إلى خطة للسماح للمقيمين والشركات المجاورة بمعرفة حدثك القادم. قم بتضمين تذكيرات بأي لوائح أو ملحقات تتعلق بالضوضاء، أو تطبيقات حركة المرور أو مواقف السيارات في المدينة، وكيف ستقدم المشورة للمجتمع بشأن الحدث الخاص بك. إذا كنت ستقوم بتضمين ميزة Good Neighbor، مثل الدخول المجاني، فتأكد من تحديد كيفية تتبع هذه الميزة والتحقق من صحتها.
الخطوة الخامسة – اعرف جمهورك
من الضروري أن يكون لديك ملف تعريف عام للجمهور الذي ستخدمه في هذا الحدث الخاص بك. هل سيكون الأطفال حاضرين؟ هل سيكون هناك حيوانات؟ كم عدد الأشخاص الذين سيحضرون؟ إن امتلاك فهم قوي لملف تعريف الجمهور الخاص بك سيسمح لك باتخاذ قرارات أفضل في جميع مجالات التخطيط للحدث.
من الضروري أيضًا مراعاة إمكانية الوصول. وفق البنك العالمي، 15% من سكان العالم يعانون من إعاقة. أنت بحاجة إلى التأكد من إمكانية الوصول إلى موقعك، ليس فقط لتلبية المتطلبات القانونية، ولكن أيضًا للترحيب بالمجتمع الذي غالبًا ما يعاني من نقص الخدمات. يرجى استشارة حكومتك المحلية للتأكد من أن الحدث الخاص بك يلبي جميع متطلبات الوصول المحلية. للحصول على قائمة مرجعية عالية المستوى لإمكانية الوصول إلى الأحداث، راجع جامعة كورنيل قائمة مرجعية للاجتماعات والأحداث يمكن الوصول إليها.
الخطوة السادسة - تعرف على موقعك/مكان عملك
عند التخطيط لحدث ما، عليك أن تعرف مكانك من الداخل والخارج. قم بذلك في وقت مبكر من عملية التخطيط لتحديد أي تحديات قبل فوات الأوان لمعالجتها. يمكنك إنشاء خريطة لمكانك في OnePlan. ستسمح لك الخريطة المناسبة بتحديد العناصر التي يتطلبها الحدث الخاص بك وأين يجب وضعها في المكان. على سبيل المثال، يمكنك رسم مخارج الطوارئ، والمولدات ومصادر الطاقة، ووضع الهياكل المؤقتة. أما بالنسبة للمرافق الأقل بريقًا، فستحتاج أيضًا إلى معرفة عدد المراحيض المتوفرة في الحدث، وإنشاء خطة لإدارة النفايات وإعادة التدوير. بغض النظر عن مدى روعة معظم عناصر الحدث الخاص بك، فلن يقضي أحد وقتًا ممتعًا إذا لم يتمكن من العثور على مرحاض أو صندوق قمامة. يمكنك تحديد المكان الذي ستدخل فيه المراحيض والصناديق OnePlan كذلك.
للحصول على مساعدة في التعرف على مكانك، قم بمراجعة القسم الثاني من OnePlan نموذج إدارة الأحداث.
الخطوة السابعة – النظر في الضوضاء
من الواضح أن الأحداث الكبيرة في الهواء الطلق من المرجح أن تنتج بعض الضوضاء. ولهذا السبب فإن سياسة إدارة الضوضاء أمر لا بد منه عند تنظيم حدث ما واختيار المكان. قد يتعين عليك التعامل مع فريق التلوث الضوضائي أو كيان مماثل إذا كان من المحتمل أن يؤثر الحدث الخاص بك على المناطق المحيطة. في سياستك، فكر في تزويد الجيران بجهة اتصال يوم الحدث في حالة احتياجهم إلى تقديم شكوى، وتوظيف مهندس صوت محترف، وتوثيق الخطط الموضوعة لديك لتقليل أي عناصر في الحدث الخاص بك قد تسبب إزعاجًا بسبب الضوضاء. قم بعمل قائمة مرجعية بالمواقع داخل وخارج الموقع لقياس الديسيبل والتخطيط وفقًا لذلك.
الخطوة الثامنة – تجميع الفريق
لحدث ناجح، ستحتاج إلى وجود عدد كافٍ من الموظفين، وسيحتاجون إلى التنظيم. اكتشف عدد الأشخاص الذين ستحتاجهم لتخطيط حدثك وإدارته بنجاح. قم بإنشاء هيكل تنظيمي بسيط يمكّن كل فرد في فريقك من فهم المسؤول عن ماذا.
يُنصح أيضًا بتعيين موظفين أمنيين محترفين ومرخصين للمساعدة في جميع عناصر التجمع الكبير، مثل سلامة المسرح/المؤدي والسيطرة على الحشود. يعتمد عدد المتخصصين في مجال الأمن الذي ستحتاج إليه على عوامل مثل الموقع، وديموغرافية الجمهور، وعدد الحضور. اعمل مع مزود الأمان الخاص بك للتخطيط وفقًا لذلك.
كلما زاد حجم الفريق، زادت أهمية تدريب الموظفين والمتطوعين لديك، وتوعيتهم بالمعايير المحددة للحدث الخاص بك. ويجب أن يكونوا على دراية تامة بواجباتهم، وما لا يمثلونها.
الخطوة التاسعة – فكر في إدارة الحشود وحركة المرور
هذا هو المكان الذي تصبح فيه الخريطة مهمة حقًا. إدارة الحشود و إدارة المرور ضرورية للغاية لضمان حدث آمن وناجح. رسم خريطة لطرق التنقل العامة والطرق المحظورة في OnePlan. هل سيتم السماح بوجود أي مركبات في الموقع (فكر في سيارات الطوارئ ومواقف السيارات)؟ إذا كان الأمر كذلك، فسوف تحتاج إلى تحديد سياسة السيارة وجميع طرق الدخول والخروج.
يجب عليك أيضًا تحديد أي خطط لحركة المرور أو النقل أو مواقف السيارات الخاصة بالحدث الخاص بك. كيف سيسافر جمهورك من وإلى الحدث الخاص بك؟ قم بتخطيط روابط النقل المختلفة حول موقع الحدث، وقم بوضع خطة لترويجها لجمهورك. وهذا أيضًا هو الوقت المناسب للتحقق من احتياجات إغلاق الطريق الخاصة بك!
تشمل الاعتبارات الأخرى المؤثرات الخاصة وإرشادات فيروس كورونا (COVID-19). هناك الكثير مما يجب التفكير فيه عندما يتعلق الأمر بالسلامة، وهذا ليس المكان المناسب لقطع الطرق. الاستفادة من OnePlan نموذج إدارة الأحداث للتأكد من تحديد كافة المربعات.
الخطوة 10 – السلامة أولاً (أو في هذه الحالة، عاشرًا)
ليس هناك ما هو أكثر أهمية من ضمان أن الحدث الخاص بك آمن للمشاركين. يعد اتباع قوانين وإرشادات الصحة والسلامة الوطنية بداية رائعة وسيقدم دليلاً لتلبية متطلبات الحدث الخاص بك لكي يتم تنظيمه بشكل قانوني وآمن. ضع في اعتبارك السلامة من الحرائق، وإخلاء الموقع، وسياسة الأطفال المفقودين. يمكنك العمل من خلال كل هذا في OnePlan نموذج إدارة الأحداث وقم بتخطيط أشياء مثل مكتب معلومات الأطفال المفقودين في منزلك OnePlan خريطة.
ستحتاج أيضًا إلى التفكير في إمكانية إلغاء الطقس القاسي. كيف ستسمح للأشخاص بمعرفة ما إذا تم إلغاء الحدث وكيف سيتخذ فريق الحدث الخاص بك هذا القرار في المقام الأول؟
يجب أن يكون جمع البيانات أيضًا جزءًا من خطة السلامة الخاصة بك. مع التكنولوجيا الحديثة، يشعر معظم الناس بالقلق بشأن خصوصيتهم. إذا كان الحدث الخاص بك يجمع بيانات من الحضور، فتأكد من امتثال الحدث الخاص بك لأحدث قوانين وإرشادات خصوصية البيانات.
تشمل الاعتبارات الأخرى المؤثرات الخاصة وإرشادات فيروس كورونا (COVID-19). هناك الكثير مما يجب التفكير فيه عندما يتعلق الأمر بالسلامة، وهذا ليس المكان المناسب لقطع الطرق. الاستفادة من OnePlan نموذج إدارة الأحداث للتأكد من تحديد كافة المربعات.
