لماذا تحتاج إلى خطة موقع الحدث
يعد التخطيط للأحداث واسعة النطاق مهمة مفصلة للغاية. إنها تنطوي على خدمات لوجستية لا نهاية لها على ما يبدو - تعيين الموظفين، وترتيب الإيجارات، والتنسيق مع السلطات المحلية، وحجز المواهب، ومحاسبة إدارة الحشود وحركة المرور، والتوافق مع أصحاب المصلحة ... والقائمة تطول وتطول.
من العناصر الأساسية لأي مخطط حدث هي خطة موقع الحدث. تعمل خطط الموقع كدليل للحدث الخاص بك، حيث توضح جميع عناصر الحدث الخاص بك في مكان واحد. يستخدم بعض المخططين أدوات مثل Powerpoint أو Google Earth أو CAD، ولكن هناك أيضًا برامج أكثر سهولة وفعالية في السوق. يمكن أن تكون خطط الموقع ثنائية أو ثلاثية الأبعاد، ويمكن أن تكون أكثر أو أقل تفصيلاً لتقديمها إلى مختلف أصحاب المصلحة. بغض النظر عن الأدوات التي تستخدمها، تعد خطة الموقع عنصرًا غير قابل للتفاوض لأي حدث ناجح واسع النطاق.
خطة موقع الحدث الرائع سوف:
- أن تكون مفصلة ودقيقة للغاية،
- المساعدة في إدارة البائعين
- يمكن تغييرها بسهولة
- السماح بالتعاون مع جميع أصحاب المصلحة
- يوفر لك الوقت
- مساعدة العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين على تصور أفكارك
- توفير أدوات خاصة بنوع الحدث الخاص بك
للبدء في خطة موقع الحدث الخاص بك، من المهم ليس فقط اختيار موقع الحدث الخاص بك ولكن أيضًا زيارته! سيساعدك الحصول على "وضعية الأرض" الحقيقية على تصور الحدث الخاص بك وتحديد التحديات المحتملة مبكرًا.
بعد ذلك، عليك أن تقرر كيف ستقوم ببناء خريطة موقعك. هل ستستخدم Photoshop وCAD أم ستستخدم أحد البرامج؟ هناك الكثير من فوائد استخدام برنامج تخطيط الأحداث لإنشاء خطة موقعك.
عندما تكون مستعدًا للبدء في بناء خطتك، سيكون لديك الكثير لتأخذه بعين الاعتبار. فيما يلي 9 عناصر يجب تضمينها في خطة موقع الحدث الخاص بك.
كيفية بناء خطة موقع الحدث
1. المنشآت المؤقتة (خيام، مسرح، الخ)
أي حدث كبير - خاصة في الهواء الطلق - سيتطلب هياكل مؤقتة. تعد الخيام والمراحل والهياكل الأخرى جزءًا مهمًا من إضفاء الحيوية على الحدث الخاص بك. ولكن، إذا لم تقم بالتخطيط للمكان المناسب لهم، فقد ينتهي بهم الأمر إلى التخلص من خطة موقعك بشكل كبير.
تأكد من وضع الهياكل المؤقتة الخاصة بك على خطة موقع الحدث الخاص بك بأكبر قدر ممكن من الدقة لتجنب يوم الكوارث. في OnePlan، يمكنك إنشاء نماذج لأحجام خيمة مخصصة للتأكد من دقة خريطتك حتى البوصة في كل من الموقع والمقياس. يمكنك أيضًا الاستفادة من OnePlanObject Array، وهي أداة Snap-to-Grid التي تتيح لك تباعد بنياتك على الخريطة بشكل مثالي. يمكنك إدخال عدد الخيام المطلوبة وكذلك المسافة بينها وبين OnePlan سيتم إنشاؤها على خريطة الحدث. يمكنك استخدامه لرسم الخيام والمراحل والهياكل الأخرى.
2. العاملين
ستأخذ الخطة الجيدة لموقع الحدث بعين الاعتبار الموظفين. في OnePlan، ضع المتطوعين وعمال المسرح والأمن والمزيد عبر خريطتك. OnePlanالصورة تخطيط نقطة يمكن أن تساعدك الوظيفة أيضًا في إنشاء خطة شاملة للتعامل مع موظفيك. يمكن تخصيص رمز لكل "نقطة" وملاحظات تضاف إلى ملفهم الشخصي لدورهم ومعداتهم وأوقات المناوبة والمزيد. يمكن تصدير التقرير لإنشاء أوراق تسجيل الدخول ومستندات الصحة والسلامة.
3. الحمامات
لا شيء يفسد تجربة شخص ما في حدث كبير مثل الاضطرار إلى التجول بعيدًا للعثور على حمام، وفي الوقت نفسه فقدان أصدقائه ومكانته بين الحشود. ثم، عندما يجدون الحمام أخيرًا، يواجهون طابورًا طويلًا للغاية. عند إنشاء خطة موقع الحدث الخاص بك، لا تنس التخطيط للحمامات الواسعة!
4. إدارة المخلفات
تعتبر القمامة عنصرًا آخر أقل بريقًا في حدثك ولا ينبغي إغفاله. تحتاج إلى إنشاء خطة لإدارة النفايات. بغض النظر عن مدى روعة معظم عناصر الحدث الخاص بك، لن يقضي أحد وقتًا ممتعًا إذا لم يتمكن من العثور على سلة المهملات أو إذا رأى (وشم) أكوامًا كبيرة من القمامة تفيض من سلة المهملات التي عثر عليها. يمكنك تحديد المكان الذي ستوضع فيه صناديق القمامة وإعادة التدوير OnePlan.
5. وقوف السيارات
قد لا تكون الإدارة السليمة لحركة المرور هي المفتاح لحدث عظيم، ولكنها بالتأكيد يمكن أن تكون جزءًا كبيرًا من الحدث الذي حدث بشكل خاطئ. تأكد من أن خطة موقعك تتضمن إدارة حركة المرور. In OnePlan، يمكنك إنشاء خطة لإدارة حركة المرور تحدد الموقع الدقيق للافتات والمضيفين وإشارات المرور المؤقتة وإغلاق الطرق والتدفقات المخالفة ومسارات التحويل.
6. السيطرة على الحشود
من الناحية المثالية، سيجذب الحدث الخاص بك حشودًا، لذلك من المهم أن تتضمن خطة موقع الحدث الخاص بك إدارة الحشود. تضمن الإدارة الجيدة للحشود وجود مساحة كافية للحشود للتنقل أو الانتظار في الطابور أو الراحة، كما أن تجربة الجمهور وسلامته مدعومة من قبل موظفي الحدث. والنتيجة هي مساحة مريحة تتدفق بحرية، ويعمل بها قوة عاملة تتمتع بالمعرفة والاستجابة. تأكد من أن خطة موقعك تراعي التحكم في الحشود وتسمح لك باختبار التخطيطات المختلفة وتكوينات المساحة.
7. المولدات/مصادر الطاقة
يمكن أن تشغل المولدات ومصادر الطاقة مساحة كبيرة، لذا تأكد من أخذها بعين الاعتبار في مخطط موقعك.
8. نقاط الإسعافات الأولية
يمكن أن تشغل المولدات ومصادر الطاقة مساحة كبيرة، لذا تأكد من أخذها بعين الاعتبار في مخطط موقعك.
9. المداخل والموجودات ومخارج الطوارئ
استخدم مخطط موقعك لرسم المداخل والمخارج وكذلك مخارج الطوارئ. يمكنك مشاركة خطتك مع الموظفين حتى يتمكنوا من توجيه الضيوف والموردين بشكل صحيح في أي موقف.
"بسرعة كبيرة، رأيت المزايا OnePlan على ما كنا نستخدمه من قبل. لقد تمكنت من مشاركة مستند متطور مع فريقي وإعطاء صورة رائعة لأي شخص يعمل على الخطة أو يشاهدها. لقد منحتنا منصة لمناقشة كل شيء."
جيرجيلي ماركوس
مدير الرياضة، الترياتلون العالمي
بشكل عام، يجب أن تجعل خريطة موقعك عملك أسهل، وليس أصعب. اختر الأدوات التي تجعل إنشاء شيء مفصل ودقيق أمرًا بديهيًا وممتعًا. OnePlan ضع علامة في كل المربعات حتى تتمكن من التركيز على التفاصيل وإنجاح الحدث الخاص بك!
سجل مجانا وابدأ بالتخطيط اليوم.
