يعد التخطيط لمهرجان خارجي عملية شاقة ومفصلة للغاية. إذا كنت تستخدم حاليًا لقطات شاشة في برنامج PowerPoint أو تصمم موقع الحدث الخاص بك على ظهر منديل، فمن المحتمل أن شيئًا ما سوف يسقط من خلال الشقوق. مع السياج، والحواجز، والسيطرة على الحشود، ومواقف السيارات، والمراحيض، ونقاط المياه، والخيام، والعروض، والموظفين، وأكثر من ذلك بكثير، يحتاج مخططو المهرجان إلى مجموعة أدوات متطورة لضمان نجاح الحدث الخاص بهم. لحسن الحظ، OnePlan يمنحك السيطرة على كل جانب من جوانب خطة المهرجان الخاص بك. قبل أن تبدأ، هنا 10 أشياء يجب معرفتها عند التخطيط لمهرجان خارجي
1. التصاريح أولاً
أحد أسوأ الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها هو تأخير التقدم للحصول على التصاريح اللازمة لمهرجانك الخارجي. في معظم الحالات، أول شيء عليك القيام به عند التخطيط لأي حدث عام هو تزويد حكومتك المحلية بخطة مفصلة للحدث، وتقييمات المخاطر، وإثبات التأمين ضد المسؤولية العامة. اترك متسعًا من الوقت حتى تتم معالجتها (نوصي بإرسالها قبل عدة أشهر من الحدث). تواصل مع مكانك والحكومة المحلية للتأكد من تحديد جميع المربعات.
قد تحتاج إلى تصاريح وتراخيص معينة لإقامة الحدث الخاص بك، لذا تأكد من مراجعة حكومتك المحلية لمعرفة ذلك. وتشمل تلك الشائعة موافقة المجلس/المكان، وطلبات إغلاق الطرق، والموافقة المؤقتة على الهيكل. ستجد تصريحًا كاملاً وقائمة مرجعية للترخيص مجانًا OnePlan نموذج إدارة الأحداث.
2. التعاون هو المفتاح
إذا كنت لا تزال تعتمد على برنامج PowerPoint أو أداة مشابهة لرسم خريطة لموقع المهرجان الخاص بك، فأنت تعلم مدى صعوبة التعاون. تعد القدرة على مشاركة عملك مع أعضاء آخرين في فريقك والعكس أداة قوية. رسم خرائط الموقع يجب أن يكون رياضة جماعية!
باستخدام OnePlanباستخدام أداة التخطيط للمهرجانات، يمكنك توصيل خطتك بشكل مرئي والتعاون مع جميع أعضاء الفريق الرئيسيين وأصحاب المصلحة. احتفظ بنظرة عامة على خطة موقع التشغيل بالكامل وشاركها مع السلطات المحلية وخدمات الطوارئ حتى يتمكنوا من توفير التصاريح والدعم الذي تحتاجه.
3. استخدم المحيطات والحواجز للحفاظ على سلامة الأشخاص
إنها حقيقة مؤسفة أن الأحداث الكبيرة مثل المهرجانات الخارجية تشكل مخاطر عديدة على الحضور والعاملين. وكانت المهرجانات هدفًا للعنف في الماضي وقد تؤدي التجمعات الكبيرة إلى الاكتظاظ والدوس. الأمثلة الأخيرة مثل هجوم مانشستر أرينا في عام 2017 وحادث زيادة الحشود في Astroworld في عام 2021 هي بمثابة تذكير محزن بالمخاطر التي تأتي مع الأحداث الكبرى.
ولحسن الحظ، يمكن لمخططي الأحداث اتخاذ الإجراءات اللازمة للحد من مخاطر التجمعات الجماعية الكبيرة. الحفاظ على سلامة الزوار يتطلب تحديد موقع دقيق للأسوار المحيطة وحواجز الحشود وفواصل الحبال. OnePlanتمكنك منصة المهرجان الديناميكية من رسم نوع وحجم نظام التحكم في الحشود بدقة مباشرة على موقع المهرجان الخاص بك. يمكنك بعد ذلك عرضها في أوضاع مختلفة بما في ذلك خرائط القمر الصناعي والخرائط الجوية.
4. كن واضحًا مع الموظفين
إنها حقيقة مؤسفة أن الأحداث الكبيرة مثل المهرجانات الخارجية تشكل مخاطر عديدة على الحضور والعاملين. وكانت المهرجانات هدفًا للعنف في الماضي وقد تؤدي التجمعات الكبيرة إلى الاكتظاظ والدوس. الأمثلة الأخيرة مثل هجوم مانشستر أرينا في عام 2017 وحادث زيادة الحشود في Astroworld في عام 2021 هي بمثابة تذكير محزن بالمخاطر التي تأتي مع الأحداث الكبرى.
إنها حقيقة مؤسفة أن الأحداث الكبيرة مثل المهرجانات الخارجية تشكل مخاطر عديدة على الحضور والعاملين. وكانت المهرجانات هدفًا للعنف في الماضي وقد تؤدي التجمعات الكبيرة إلى الاكتظاظ والدوس. الأمثلة الأخيرة مثل هجوم مانشستر أرينا في عام 2017 وحادث زيادة الحشود في Astroworld في عام 2021 هي بمثابة تذكير محزن بالمخاطر التي تأتي مع الأحداث الكبرى.
بالنسبة لمعظم الأحداث الكبيرة، سيكون لديك فريق من الأشخاص المشاركين. قد يشمل أصحاب المصلحة الرئيسيون مدير الحدث، أو مدير الإنتاج، أو منسق المتطوعين، أو منسق المضيف، أو مسؤول الصحة والسلامة، أو إدارة النفايات، أو التذاكر، أو المتحدث الرسمي باسم وسائل الإعلام. ستعمل أيضًا مع العديد من المقاولين، مثل امتيازات الأطعمة والمشروبات والبائعين وموردي الكهرباء والتدفئة المؤقتين وفرق تركيب البنية التحتية المؤقتة ورسامي الرسوم المتحركة.
يعتمد المهرجان الآمن والناجح على فهم موظفي الحدث لأدوارهم ومسؤولياتهم ومعرفة المكان الذي يجب أن يكونوا فيه وفي أي وقت. مع OnePlanبفضل أداة التخطيط سهلة الاستخدام، يمكنك إنشاء خطة تفصيلية وتفويضها حسب الدور والموقع واليوم ووقت المناوبة - مما يلبي متطلبات السلامة وإدارة المخاطر الخاصة بك دون الحاجة إلى مستندات متعددة.
تأكد من أنك حددت جميع أصحاب المصلحة المهمين في وقت مبكر من عملية التخطيط، وأن الجميع يعرفون أدوارهم ومسؤولياتهم. احتفظ بقائمة جارية لكل أصحاب المصلحة مع إغلاق معلومات الاتصال الخاصة بهم. ستحتاج إليها في متناول يدك طوال عملية التخطيط وأثناء الحدث نفسه.
5. احصل على خريطة دقيقة ومفصلة للموقع
عند التخطيط لحدث ما، عليك أن تعرف مكانك من الداخل والخارج. قم بذلك في وقت مبكر من عملية التخطيط لتحديد أي تحديات قبل فوات الأوان لمعالجتها. أ ستكون الخريطة الدقيقة والمفصلة لموقع المهرجان الخارجي الخاص بك هي أفضل صديق لك طوال عملية التخطيط، مما يسمح لك بتحديد العناصر التي يتطلبها الحدث الخاص بك وأين يجب وضع كل شيء في الموقع.
عند التخطيط لحدث ما، عليك أن تعرف مكانك من الداخل والخارج. قم بذلك في وقت مبكر من عملية التخطيط لتحديد أي تحديات قبل فوات الأوان لمعالجتها. أ ستكون الخريطة الدقيقة والمفصلة لموقع المهرجان الخارجي الخاص بك هي أفضل صديق لك طوال عملية التخطيط، مما يسمح لك بتحديد العناصر التي يتطلبها الحدث الخاص بك وأين يجب وضع كل شيء في الموقع.
6. تجنب الازدحام
بالإضافة إلى مخاطر الاكتظاظ التي كانت موجودة دائمًا، فإننا نعيش الآن في عالم أُجبر على أن يكون واعيًا للغاية بالمساحة الشخصية. OnePlanيمكن لمجموعة أدوات التباعد الاجتماعي أن تساعد في ضمان صحة وسلامة الحاضرين، بما في ذلك إظهار طول طوابير الانتظار وما إذا كانت بوابات الخروج كافية للخروج بأمان من الحشود. تقوم أدوات النمذجة والقياس التنبؤية لدينا تلقائيًا بحساب الأعداد المثالية للزائرين لمساعدتك على الالتزام بلوائح الصحة والسلامة. كما أنه يرسم خرائط لطرق الوصول والخروج في حالة الطوارئ.
7. لا تبخل على الحمامات
لا شيء يفسد أداءً موسيقيًا رائعًا تمامًا مثل الاضطرار إلى التجول بعيدًا للعثور على حمام، وخسارة أصدقائك ومكانك بين الجمهور. ثم، عندما تصل إلى الحمام، تواجه طابورًا طويلًا للغاية. من فضلكم يا مخططي المهرجان، لا تبخلوا بالحمامات! سوف يشكرك ضيوفك، وسيساعدك ذلك في السيطرة على الحشود للتأكد من وجود الكثير من الحمامات في جميع أنحاء موقع المهرجان.
للحصول على مساعدة في التعرف على مكانك، قم بمراجعة القسم الثاني من OnePlan نموذج إدارة الأحداث.
8. لا ينبغي أن تكون القمامة فكرة لاحقة
كما هو الحال مع الحمامات، لا ينبغي أن يكون التخلص من النفايات فكرة لاحقة. تحتاج إلى إنشاء خطة لإدارة النفايات وإعادة التدوير. بغض النظر عن مدى روعة معظم عناصر الحدث الخاص بك، لن يقضي أحد وقتًا ممتعًا إذا لم يتمكن من العثور على صندوق القمامة أو إذا رأى (وشم) أكوامًا كبيرة من القمامة تفيض من صندوق القمامة الذي عثر عليه. يمكنك تحديد المكان الذي ستدخل فيه المراحيض والصناديق OnePlan.
9. كل بوصة لها أهميتها
ليس من الجيد أن تكون لديك فكرة عامة عن المكان الذي سيتم وضع جميع عناصرك فيه (الخيام، الحمامات، المسرح، السياج) حول موقع المهرجان. إن الخطأ في الحساب حتى ولو ببضع بوصات يمكن أن يعني عرقلة الخروج أو الاكتظاظ. كل بوصة لها أهميتها! في OnePlan، يمكنك أن تكون دقيقا. أدخل قياسات دقيقة (إمبراطورية أو مترية) لجميع عناصر الحدث في OnePlan الاستوديو.
يمكنك أيضا الاستفادة من ملفات OnePlanأداة Snap-to-Grid الجديدة، والتي تتيح لك تباعد العناصر على الخريطة بشكل مثالي. يمكنك إدخال عدد العناصر المطلوبة وكذلك المسافة بينها و OnePlan سيتم إنشاء Snap-to-Grid على خريطة الحدث. هذه الإمكانية حاليًا في مرحلة تجريبية خصيصًا لـ Porta Potties، ولكن ستتمكن قريبًا من استخدامها لرسم عناصر أخرى مثل الخيام وجعل تخطيط الحدث بالكامل أكثر دقة وعملية تخطيط الموقع أكثر ملاءمة.
10. العمل بذكاء وليس بجهد أكبر
وفي نهاية المطاف، ستكون أدواتك هي الفارق بين العمل بجهد أكبر والعمل بذكاء أكبر. OnePlan يُحدث تحولًا في العديد من المهام الشاقة المرتبطة بالتخطيط للمهرجانات الخارجية، مما يجعل الأمور مثل إنشاء التقارير ورسم خرائط الموقع والتعاون أمرًا بسيطًا. ستوفر لك هذه الأداة الوقت والمال، مما يحرر جدولك الزمني لما يهمك. تخطيط سعيد!
